Interview de Stijn Van Houdenhove - Sodalis
En tant que secrétariat social, Sodalis ne fournit pas seulement des services liés à la paie mais aussi d’autres services RH. Avec un recours fréquent à l’e-Box Enterprise. Curieux de connaître l’état de la situation, nous avons discuté avec son Managing Director, Stijn Van Houdenhove, sur leurs expériences et leurs idées en matière d’e-Box.
Plus rapide et plus sûr que le flux de papier précédemment
« En premier lieu, notre administrateur délégué et moi-même avons accès aux documents de l’e-Box », commence d’emblée Stijn. « En outre, en tant que mandataire de nos clients employeurs, nous recevons principalement des documents de l'ONSS et de l'ONEM. Nous sommes donc de grands utilisateurs ! »
« Le principe de ne disposer que d’une seule e-Box pour toute notre communication publique entrante n’a que des avantages. Cette communication est plus rapide. Nous ne devons pas demander de documents papier et ne courrons pas de risque de perte, d’endommagement : les documents ne parviennent pas au mauvais endroit », confirme Stijn. « Avant, beaucoup aboutissait au siège social : logique à défaut d’être toujours pratique. Ce problème n’est plus aujourd’hui d’actualité. La même facilité vaut aussi pour nos clients : si nous demandons un document, le client voit notre demande et inversement. Ce qui nous évite un double travail et rend tout plus rapide. »
Une notification ? On ouvre e-Box, puis le document qu’on regarde. Fini !
« Pour tout document, nous recevons une notification dans notre boîte e-mail. Nous ouvrons alors l’e-Box pour voir aussitôt le document. Il reste également archivé dans l'e-Box pendant un certain temps et, si nécessaire, nous pouvons bien sûr le conserver nous-mêmes. Ce qui s’avère bien pratique, » poursuit Stijn, « et cette approche cadre aussi parfaitement avec notre manière de gérer nos propres documents sous forme digitale chez Sodalis. »
Une communication à double sens grandement souhaitée
« L’e-Box Enterprise fonctionne donc très bien. Quels changements aimerions-nous encore voir ? En fait, nous attendons avec impatience le moment où nous pourrons également répondre aux messages, effectuer des actions dans l'e-Box, poser des questions... Ainsi, nous ne recevrons plus seulement des documents par voie digitale via e-Box, mais nous pourrons faire, de l’e-Box, un hub central digital par lequel nous pourrons communiquer avec les autorités et gérer nos dossiers avec elles. »
« Nous entrevoyons encore d’autres possibilités, » continue Stijn, enthousiaste. « Si un employeur change aujourd’hui de secrétariat social, ou un travailleur d’employeur, cette modification entraîne toujours toute une administration et d’importants échanges de documents. Ce flux de documents pourrait être associé à e-Box et même être combiné à My e-box de sorte à ce que chacun ait toujours accès aux bons documents, indépendamment du secrétariat social ou de l’employeur. »
Stijn conclut : « Et enfin, nous aimerions que toutes les institutions publiques puissent travailler dès que possible via e-Box, avec une intégration complète du flux de documents. Maintenant, avec certains documents pour lesquels nous recevons une notification dans e-Box, nous devons encore nous connecter séparément ailleurs pour consulter un document particulier. Ce qui est forcément moins pratique. »
